Panduan Sistem

Gugus Penjamin Mutu - Fakultas Teknik

Kembali

Selamat Datang di Panduan Sistem

Sistem Gugus Penjamin Mutu Fakultas Teknik dirancang untuk memudahkan pengelolaan dokumen mutu, monitoring, dan pelaporan. Panduan ini akan membantu Anda memahami cara menggunakan sistem dengan optimal.

Navigasi Cepat

Fitur Utama

Peran User

Panduan

FAQ

Fitur Utama Sistem

Manajemen Dokumen

Upload, edit, dan kelola dokumen mutu dengan mudah. Sistem mendukung berbagai format file dan dilengkapi dengan versioning.

  • Upload multi-file
  • Kategori dokumen
  • Preview dokumen

Monitoring & Evaluasi

Pantau progress dokumen dan evaluasi kualitas secara real-time dengan dashboard interaktif.

  • Dashboard statistik
  • Status tracking
  • Grafik progress

Sistem Approval

Proses persetujuan dokumen yang terstruktur dengan notifikasi otomatis untuk setiap tahapan.

  • Multi-level approval
  • Notifikasi email
  • History approval

Laporan & Export

Generate laporan komprehensif dan export data dalam berbagai format untuk kebutuhan pelaporan.

  • Export PDF/Excel
  • Laporan periodik
  • Custom template

Peran Pengguna Sistem

Administrator

Full Access

Memiliki akses penuh untuk mengelola sistem, user, dan semua kegiatan.

Hak Akses:

  • Kelola semua user dan role
  • Kelola master data
  • Kelola Kegiatan ke Target Prodi
  • Drop Kegiatan Upproved
  • Enable dan Disable Hak Akses User
  • View Statistik All Prodi

Kepala Program Studi

Manager

Mengelola dokumen dan monitoring program studi yang dipimpinnya.

Hak Akses:

  • Approve dokumen
  • View statistik prodi
  • Monitoring Prodi yang dipimpin
  • View dokumen sendiri

Unit Penjaminan Mutu

User

Mengelola dan melaporkan dokumen terkait aktivitas akademik.

Hak Akses:

  • Upload dokumen pribadi
  • Edit dokumen draft
  • View dokumen sendiri
  • Submit untuk review
  • Download dokumen

Panduan Penggunaan

Cara Login ke Sistem

1

Buka Halaman Login

Akses halaman login melalui menu "Masuk" di halaman utama atau langsung ke login.php

2

Masukkan Kredensial

Ketik username dan password yang telah diberikan oleh administrator sistem.

3

Klik Tombol Masuk

Tekan tombol "Masuk Sekarang" dan sistem akan mengarahkan Anda ke dashboard sesuai peran.

Cara Upload Dokumen

1

Pilih Menu Dokumen

Klik menu "Dokumen" atau "Upload Dokumen" di sidebar navigasi.

2

Isi Informasi Dokumen

Lengkapi form dengan judul, kategori, dan deskripsi dokumen yang akan diupload.

3

Pilih File

Klik tombol "Pilih File" dan pilih dokumen dari komputer Anda. Format yang didukung: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX.

4

Submit Dokumen

Klik tombol "Upload" dan tunggu hingga proses selesai. Anda akan menerima notifikasi sukses.

Cara Monitoring Progress

1

Buka Dashboard

Akses menu "Dashboard" untuk melihat ringkasan statistik dan progress keseluruhan.

2

Lihat Status Dokumen

Check status setiap dokumen: Draft, Pending Review, Approved, atau Rejected.

3

Filter Data

Gunakan filter berdasarkan periode, kategori, atau status untuk melihat data spesifik.

Frequently Asked Questions

Untuk reset password, hubungi administrator sistem melalui email atau langsung ke ruang GPM. Administrator akan memberikan password baru yang dapat Anda ubah setelah login pertama kali.

Ukuran maksimal file yang dapat diupload adalah 500 MB per file. Jika dokumen Anda melebihi batas ini, silakan kompres terlebih dahulu atau hubungi administrator untuk solusi alternatif.

Ya, sistem akan mengirimkan notifikasi email secara otomatis kepada pengunggah dokumen ketika dokumen di-approve atau di-reject. Notifikasi juga muncul di dalam sistem pada menu "Notifikasi" di header.

Untuk download dokumen: buka halaman Dokumen → cari dokumen yang ingin didownload → klik tombol Download → file akan terdownload ke perangkat Anda. Pastikan Anda memiliki hak akses untuk download dokumen tersebut.

Jika mengalami error atau masalah teknis, ikuti langkah berikut:

  1. Refresh halaman browser (tekan F5 atau Ctrl+R)
  2. Clear cache dan cookies browser
  3. Coba gunakan browser lain (Chrome, Firefox, Edge)
  4. Screenshot pesan error yang muncul
  5. Hubungi administrator dengan melampirkan screenshot

Butuh Bantuan Lebih Lanjut?

Jika Anda masih memiliki pertanyaan atau mengalami kendala dalam menggunakan sistem, jangan ragu untuk menghubungi tim Gugus Penjamin Mutu.

Email

gpm@umsurabaya.ac.id

Klik untuk kirim email

WhatsApp

+62 812-3456-7890

Klik untuk chat WhatsApp

Lokasi

Gedung Fakultas Teknik Lt. 1

Klik untuk buka Google Maps

Jam Kerja

Senin - Jumat: 08.00 - 16.00

Waktu Indonesia Barat (WIB)